Es geht um mehr als nur Dokumentation - es geht um Unternehmenswachstum, oder Verbesserung.

Ich habe viele Unternehmen mit aufgebaut. Und als ich merkte, dass ich nicht alles selbst machen konnte, holte ich tief Luft und beschloss, mit anderen zusammenzuarbeiten, die mir helfen sollten.

Es war eine großartige Entscheidung - aber ich habe alles falsch gemacht.

Bei der Schulung der neuen Mitarbeiter habe ich mich für die Show-and-Tell-Methode entschieden. Ich hoffte, dass die Rekruten lernen würden, indem sie genau das tun, was ich tat. Toll, wenn ich mich spontan an alles erinnern könnte - und hoffte, dass sie es auch nicht vergessen würden. Aber so funktioniert der Verstand nicht.

Es endete in einem selbstgemachten Chaos.

Manchmal erschrak ich, nachdem ich gesehen hatte, wie die Mitarbeiter mit den Kunden interagierten. Bei anderen Gelegenheiten fragte ich mich, warum die Leute mich anriefen, um mich um grundlegende Anweisungen zu bitten, die sie selbst hätten herausfinden können. Und wenn sie etwas herausgefunden hatten, seufzte ich und dachte: "Nein, nicht so. Alle waren frustriert.

Anstatt die Gelegenheit zu ergreifen, die Menschen zu schulen, zu ermächtigen und sie für ihre Arbeit zur Rechenschaft zu ziehen, habe ich sie entmächtigt, indem ich die Haltung einnahm, dass man, wenn man will, dass etwas richtig gemacht wird, es selbst tut. Das ist ein Rezept für eine Katastrophe.

Was sind Standardarbeitsanweisungen (SOPs)?
Da ich aus einem Unternehmensumfeld komme, habe ich unterschätzt, wie schwierig es sein würde, in meinem eigenen Unternehmen Prozesse und Systeme von Grund auf neu aufzubauen. Ich dachte über alles nach, was in meiner alten Arbeitsstelle vorhanden war. Wie der Motor unter der Motorhaube lief. Und da wurde mir klar: Eines der fehlenden Teile für mein Unternehmen waren Standardarbeitsanweisungen (SOPs).

Die Sache ist die: Erwartungen können nicht impliziert werden. Man muss den Leuten genau sagen, was von ihnen erwartet wird, und ihnen genügend Unterstützung und Ressourcen geben, um diese Erwartungen zu erfüllen. Das bedeutet, die besten Praktiken aus dem Kopf aufs Papier zu bringen. Oder auch Mission und Vision zu leben.

Standardarbeitsanweisungen helfen allen, sich über das, was zu tun ist, wann und wie es zu tun ist und warum, auf die gleiche Seite zu bringen.

Es geht um mehr als nur um Dokumentation - es geht um das Wachstum des Unternehmens - oder auch um eine erwünschte Veränderung.

Per Definition sind Standardarbeitsanweisungen (SOPs) Schritt-für-Schritt-Prozesse, die zur Erledigung bestimmter, sich wiederholender Aufgaben erforderlich sind. Hier sind einige Beispiele dafür, wann Sie möglicherweise eine SOP benötigen:

• Kundenservice-Funktionen wie Onboarding und Offboarding von Kunden
• HR-Funktionen wie die Rekrutierung neuer Teammitglieder
• Marketingfunktionen wie das Erstellen und Veröffentlichen von Inhalten
• Verkaufsfunktionen wie das Zusammenstellen eines Angebots oder einer Offerte
• Vorgänge wie Verpackungsaufträge
• Buchhaltungsaufgaben wie Rechnungsstellung

Gute Standardarbeitsanweisungen machen deutlich, wessen Verantwortung es ist, bestimmte Aufgaben zu erfüllen. Sie legen das Ziel des Prozesses fest, wann er durchgeführt werden muss, welche Schritte erforderlich sind und welche Ressourcen zur Verfügung stehen, um den Prozess abzuschließen.

Im Grunde genommen helfen Ihnen SOPs dabei, die in Ihrem Kopf entwickelten bewährten Verfahren in dokumentierte Prozesse zu übertragen. Sobald sie dokumentiert sind, ermöglichen es die Standardarbeitsanweisungen jemand anderem, diese Aufgaben mit dem gleichen Standard und der gleichen Sorgfalt zu erledigen, als ob Sie es selbst tun würden.

Die Vorteile der Standardisierung mit SOP´s.

Ehrlich gesagt, es fühlte sich starr an, Standardarbeitsanweisungen für alle Prozesse in meinem Unternehmen zu haben. Aber in Wirklichkeit waren die SOPs der erste Schritt, der es mir ermöglichte, mit der Arbeit in meinem Unternehmen und nicht nur in meinem Unternehmen zu beginnen.

Bevor Du mit der Erstellung von SOPs beginnst, ist es wichtig, dass Sie wirklich verstehen, warum Sie sie erstellen. Hier sind einige der wichtigsten Vorteile, die Du erkennen sollst.. Wenn Sie Ihre SOPs schreiben, behalten Sie den Preis im Auge.

Ermöglichen Sie Geschäftswachstum
Wenn die Nachfrage nach Ihren Dienstleistungen wächst, wird auch Ihr Team wachsen. Dies kann alles von der Auslagerung bestimmter Aufgaben an Freiberufler bis hin zur Anstellung von Festangestellten bedeuten. Standardarbeitsanweisungen bedeuten, dass Sie mehr Menschen bedienen können, indem Sie Prozesse in großem Maßstab replizieren - ohne Qualitätseinbußen.

SOPs helfen Ihrem Team auch beim Wachstum. Sie sind nicht länger geistig festgefahren und fragen sich, ob sie die Dinge richtig machen. Stattdessen können sie schnell ausgeführt werden und sich darauf konzentrieren, ihre Fähigkeiten zu erweitern.

Prozesse effizienter gestalten
Eine Standardisierung wird Ihnen helfen zu erkennen, wo jeder Prozess hineinpasst, wie gut er passt und ob es nicht einen besseren Weg gibt, Dinge zu tun. Sie werden anfangen zu sehen, wie jeder Prozess Ihr Geschäft verbessert oder auch nicht. Es geht nicht nur darum, Ihre Prozesse zu dokumentieren; es geht auch darum, sicherzustellen, dass es die richtigen Prozesse sind, mit denen Sie beginnen können.

Und sobald die Prozesse standardisiert und dokumentiert sind, wird es einfacher sein, Technologien zur Automatisierung dieser Prozesse zu finden. Wenn Ihnen beispielsweise ein Prozess auffällt, der das Verschieben von Informationen zwischen Anwendungen beinhaltet, die Sie häufig ausführen müssen, ist es an der Zeit zu automatisieren.

Skalieren Sie Ihr Training
Einfache dokumentierte Verfahren werden zu Schulungshandbüchern. Wenn Sie ein neues Teammitglied einführen, kann es sich ohne Ihr Mikromanagement auf den neuesten Stand bringen. Wenn Ihr Unternehmen wächst, werden Sie nicht die Zeit haben, jeden neuen Mitarbeiter zu schulen - SOPs werden einen Großteil dieser Arbeit erledigen.

Qualitätsstandards aufrechterhalten
Guter Kundenservice kommt von einer Kultur der Exzellenz. Wenn Sie möchten, dass sich Ihr Unternehmen dadurch auszeichnet, dass es seinen Kunden stets die gleiche Qualität bietet, muss ein Rahmen vorhanden sein, der sicherstellt, dass jeder auch in Ihrer Abwesenheit einen einheitlichen Service bietet.

Hier hat es für mich geklickt: Es machte keinen Sinn, Leute einzustellen, wenn ich alles selbst machen wollte. Durch die Einrichtung von SOPs habe ich dafür gesorgt, dass jeder den Kunden jedes Mal den gleichen hochwertigen Service bietet.

Urlaub nehmen
Früher fühlte ich mich schuldig, wenn ich Urlaub machte. Das lag nicht daran, dass ich mich so sehr meiner Arbeit widmete - es lag daran, dass ich ein Prozess-, Delegations- und Ermächtigungsproblem hatte. Wenn Sie das Gefühl haben, dass die Dinge in Ihrer Abwesenheit zusammenbrechen werden, finden Sie heraus, was geschehen muss, um das zu ändern. Das sollte Motivation genug sein, um diese SOPs in Gang zu bringen.

Wie Sie eine SOP schreiben, die Ihr Unternehmen verbessert
Eine Checkliste, um mit der Erstellung einer SOP zu beginnen
Wenn Sie sich auf die Vorteile der Erstellung von Standardarbeitsanweisungen konzentrieren, können Sie sicher sein, dass das, was Sie erstellen, Ihnen dabei helfen wird, dorthin zu gelangen. Ihre Dokumentation wird je nach Ihrem Unternehmen unterschiedlich sein, aber hier ist ein allgemeiner Leitfaden, wie Sie SOPs erstellen können, die Ihnen helfen werden, dorthin zu gelangen, wo Sie hin wollen (idealerweise auf einen schönen Urlaub).

1. Identifizieren Sie Kernprozesse, die standardisiert werden müssen
Denken Sie darüber nach, welche Aufgaben in Ihrem Unternehmen sich wiederholen: Sie erledigen sie oft, und sie müssen jedes Mal auf die gleiche Weise erledigt werden, mit wenig bis gar keiner Abweichung. Sie möchten nicht für jede Kleinigkeit SOPs haben - reine Prozesse mit vielen Schritten.

2. Die Prozesse abbilden und dokumentieren
Beginnen Sie damit, diese Prozesse in klaren und einfachen Sätzen aufzuschreiben - vermeiden Sie lange Absätze voller Jargon, und denken Sie immer an Ihre Zuhörer. Fügen Sie Screenshots oder Bilder hinzu, wo Sie können, um die Dinge noch klarer zu machen.

Wenn es sich um einen Prozess handelt, der auf einem Computer ausgeführt wird, zeichnen Sie Ihren Bildschirm auf, während Sie die Aufgabe erledigen, so dass die Leute Ihnen buchstäblich dabei zusehen können. Zeigen, nicht erzählen, wann immer möglich.

Ich habe auch festgestellt, dass Flussdiagramme helfen können. Sie fügen zwar nicht den notwendigen Kontext hinzu, aber sie können ein großartiger erster Schritt für jemanden sein, der zum ersten Mal einen Prozess lernt. Das neue Teammitglied kann das Flussdiagramm durchsehen, was ihm einen Blick auf das große Bild ermöglicht, bevor es sich in die Einzelheiten vertieft.

Ein grundlegendes Flussdiagramm, das die Art des Prozesses zeigt, der eine SOP erfordern könnte
Denken Sie daran: Wenn Sie bereits ein Team haben, beziehen Sie es in diesen Prozess mit ein. Sie wollen keine Prozesse schaffen, mit denen sich die Leute nicht identifizieren; außerdem ist es möglich, dass Ihr Team bereits einen einfacheren Weg gefunden hat, denselben Prozess durchzuführen.

3. Implementieren Sie Ihre SOPs und kommunizieren Sie die Prozesse.
Stellen Sie sicher, dass sich alle in Ihrem Team über die Dokumentation einig sind. Wenn Sie zum Beispiel beim Schreiben Ihrer SOPs die Prozesse ein wenig optimiert haben, um sie zu rationalisieren, müssen Sie dies Ihrem Team mitteilen - gehen Sie nicht einfach davon aus, dass es das merkt.

Machen Sie auch deutlich, warum sie diese Verfahren befolgen müssen. Wenn die Leute die Bedeutung der Dokumentation verstehen und wissen, wie sie dem Unternehmen und ihrem beruflichen Wachstum hilft, werden sie eher geneigt sein, sie ernst zu nehmen.

4. Überwachen und überprüfen Sie Ihre SOPs regelmäßig
Es ist einfach, SOPs zu erstellen, ein Erfolgserlebnis zu haben und sie dann in einem Google Drive-Ordner verstauben zu lassen.

Aber SOPs sind keine Benutzerhandbücher, die man nach dem Öffnen der Verpackung wegwirft, nur um sie zu konsultieren, wenn etwas schief gelaufen ist. Dies sind lebende Dokumente, die Sie aktualisieren, wenn sich etwas in Ihrem Arbeitsablauf ändert oder Sie neue Effizienzen für Ihre Prozesse finden.

5. Automatisieren Sie alles, was Sie können
Der eigentliche Wendepunkt für SOPs ist die Entdeckung von Prozessen, die vollständig automatisiert werden können.

Die Automatisierung gibt Ihnen und Ihrem Team die Freiheit, Ihre Energien auf Arbeiten zu konzentrieren, mit denen Sie Ihren Wettbewerbern voraus sind, Ihre Kunden erfreuen und das Wachstum fördern. Durch die Erstellung von SOPs überprüfen Sie im Wesentlichen alle Ihre Prozesse und können herausfinden, welche Sie automatisieren können. Hier ist, was Zapier uns sagt, was eine Aufgabe reif für die Automatisierung macht:

• Es ist etwas, das Sie häufig oder nach einem Zeitplan erledigen müssen
• Es beinhaltet das Verschieben von Informationen zwischen Apps
• Es ist langweilig und erfordert kein Denken höherer Ordnung
• Es bringt Sie von dem weg, was Sie wirklich tun wollen

Sobald Sie ein paar automatisierte Workflows eingerichtet haben, wird die Automatisierung zur Gewohnheit, und Sie sind auf dem Weg, sich wiederholende Aufgaben zu eliminieren. Und alles beginnt mit Ihren SOPs.

Ich war in der Lage, mein Geschäft auf stabile Beine zu stellen, weil ich die richtigen Prozesse eingerichtet hatte. Wenn ich mit der Einstellung weitergemacht hätte, dass ich alles selbst machen muss, wäre ich steckengeblieben.

Wenn wir uns festgefahren fühlen, sind SOPs eine einfache Möglichkeit, wieder auf den richtigen Weg zu kommen.